การปรับเปลี่ยนองค์กรให้เกิดความคล่องตัวเพื่อเพิ่มขีดความสามารถการแข่งขันในยุคปัจจุบัน

           ในฐานะรองอธิการบดีฝ่ายบริหารของมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา บทบาทหลักที่ได้รับมอบหมายจากอธิการบดีให้มีหน้าที่รับผิดชอบประกอบด้วย  การพัฒนาบุคลากร การบริหารงบประมาณการเงินการคลัง และการดูแลพื้นที่ ระบบงานการสนับสนุนส่วนกลางของมหาวิทยาลัย งานด้านการประชาสัมพันธ์และสื่อสารองค์กรและอีกบทบาทที่ได้รับมอบหมายซึ่งถือว่าสำคัญอีกบทบาทหนึ่งคือ เลขานุการสภามหาวิทยาลัย ซึ่งมีหน้าที่ประสานงานระหว่างสภามหาวิทยาลัยที่เป็นฝ่ายนโยบายกับฝ่ายบริหาร

                 สำหรับผมการพัฒนาทรัพยากรบุคคล ซึ่งถือเป็นหัวใจสำคัญขององค์กร เพราะมหาวิทยาลัยจะเติบโตได้อย่างยั่งยืนต้องอาศัยบุคลากรที่มีศักยภาพ มีความพร้อมในการทำงาน และสามารถปรับตัวให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของโลกยุคปัจจุบัน

การบริหารจัดการงบประมาณให้เกิดประสิทธิภาพและความคุ้มค่าสูงสุด เพื่อสนับสนุนภารกิจหลักของมหาวิทยาลัย ทั้งด้านการเรียนการสอน การวิจัย และการพัฒนานักศึกษา

และอีกบทบาทหนึ่งที่สำคัญ คือ การดูแลทางกายภาพและระบบสนับสนุนส่วนกลางของมหาวิทยาลัย โดยการซึ่งอาจเปรียบได้ว่าเป็น “แม่บ้านของมหาวิทยาลัย” ที่ต้องทำหน้าที่สร้างความพร้อมในทุกมิติ ไม่ว่าจะเป็นการจัดสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานของบุคลากร การพัฒนาโครงสร้างพื้นฐาน อาคาร สถานที่ และทรัพยากรต่าง ๆ โดยการสร้างระบบนิเวศการเรียนรู้เพื่อให้นักศึกษาและบุคลากรสามารถทำงานและเรียนรู้ได้อย่างเต็มศักยภาพ

ในมุมมองการบริหารองค์กร ปัจจุบันโลกกำลังเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี  และปัจจัยทางเศรษฐกิจและสังคมที่ส่งผลต่อระบบการศึกษาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้น สิ่งสำคัญที่สุดคือ “การพัฒนาคนให้สามารถปรับตัวได้ทันต่อการเปลี่ยนแปลง”

ผมจึงให้ความสำคัญกับการสร้างวัฒนธรรมการทำงานรูปแบบใหม่ ที่มุ่งเน้นให้บุคลากรของมหาวิทยาลัยทำงานอย่างมีความสุข ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ และใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างคล่องตัวมากขึ้นเป้าหมายสำคัญคือการทำให้องค์กรเป็นสถานที่ทำงานที่บุคลากรรู้สึกสนุกกับการทำงาน มีความผูกพันกับองค์กร และสามารถสร้างผลงานที่มีคุณภาพ จะส่งผลให้มหาวิทยาลัยก้าวทันต่อการเปลี่ยนแปลงของโลกในอนาคตได้เช่นกัน

หัวใจสำคัญของการขับเคลื่อนองค์กรในยุคปัจจุบัน ผมมองว่าไม่ได้อยู่ที่การเพิ่มปริมาณงานให้มากขึ้น แต่อยู่ที่การปรับแนวคิดและวิธีการทำงานของคนในองค์กรให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของโลก โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสร้างวัฒนธรรมการทำงานรูปแบบใหม่ที่ทำให้บุคลากร “ทำงานอย่างมีความสุข ทำงานอย่างคล่องตัว และสร้างผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น”

สิ่งที่ผมอยากผลักดันอย่างจริงจังคือการทำให้บุคลากรของมหาวิทยาลัยมีความสุขกับการทำงานในทุกวัน การตื่นเช้ามาทำงานไม่ใช่เพียงหน้าที่ แต่เป็นสิ่งที่อยากทำ เพราะงานมีคุณค่า สถานที่ทำงานมีสภาพแวดล้อมที่ดี มีค่าตอบแทนและสวัสดิการที่เหมาะสม รวมถึงมีบรรยากาศการทำงานที่ส่งเสริมให้ทุกคนสามารถพัฒนาศักยภาพของตนเองได้อย่างเต็มที่

อีกประเด็นสำคัญคือแนวคิดเรื่อง “การทำงานให้น้อยลง แต่ได้ผลลัพธ์ที่มากขึ้น” ซึ่งไม่ได้หมายถึงการทำงานลดลงในเชิงความรับผิดชอบ แต่หมายถึงการปรับกระบวนการทำงานใหม่ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น และลดความซ้ำซ้อนของการทำงานระหว่างหน่วยงาน

ที่ผ่านมาในหลายองค์กร รวมถึงในระบบมหาวิทยาลัย มักพบปัญหาการทำงานที่มีลักษณะซ้ำซ้อน เช่น หน่วยงานหลายหน่วยงานทำงานในเรื่องเดียวกัน ส่งต่อข้อมูลกันเป็นขั้นตอนหลายระดับ ซึ่งไม่เพียงทำให้เกิดความล่าช้า แต่ยังทำให้ข้อมูลขาดความเชื่อมโยงและไม่สามารถนำมาใช้ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้น แนวทางที่ผมต้องการผลักดันคือการปรับกระบวนการทำงานใหม่ หรือการออกแบบระบบการทำงานใหม่ทั้งองค์กร (Work Process Redesign) โดยเน้นให้แต่ละงานสามารถดำเนินการให้จบภายในหน่วยงานที่รับผิดชอบมากที่สุด ลดขั้นตอนการส่งต่อข้อมูล และสร้างระบบข้อมูลกลางที่เป็นข้อมูลชุดเดียวกันทั้งมหาวิทยาลัย เมื่อมีระบบข้อมูลที่เชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการนำเทคโนโลยีดิจิทัล รวมถึงปัญญาประดิษฐ์ (AI) เข้ามาช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อให้เกิดข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหารได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น

แนวทางดังกล่าวจะช่วยให้การทำงานขององค์กรมีความคล่องตัวมากขึ้น ลดภาระงานที่ซ้ำซ้อน ทำให้กระบวนการทำงานมีความ “Lean” หรือกระชับและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งนอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแล้ว ยังช่วยลดต้นทุนและการใช้ทรัพยากรที่ไม่จำเป็นอีกด้วย ขณะเดียวกัน บุคลากรในมหาวิทยาลัยจำเป็นต้องมีความสามารถในการปรับตัวให้ทันต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา การพัฒนาทักษะใหม่ ๆ การเปิดรับเทคโนโลยี และการทำงานร่วมกันอย่างยืดหยุ่น จะเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยยกระดับสมรรถนะขององค์กรโดยรวม

เป้าหมายสุดท้ายคือการทำให้มหาวิทยาลัยเป็นองค์กรที่บุคลากรทำงานอย่างมีความสุข ทำงานอย่างคล่องตัว ใช้เทคโนโลยีเป็นเครื่องมือสนับสนุนการทำงาน และสามารถสร้างผลงานที่มีคุณภาพสูงได้ โดยใช้เวลาและทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

ความท้าทายสำคัญของการดำรงตำแหน่งรองอธิการบดีฝ่ายบริหาร คือการพัฒนาบุคลากรของมหาวิทยาลัยให้มีสมรรถนะสูงขึ้น และสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในบทบาทหน้าที่และตำแหน่งงานของตนเอง การพัฒนาคนในองค์กรขนาดใหญ่ไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะบุคลากรมีจำนวนมาก มีบทบาทหน้าที่ที่แตกต่างกัน รวมถึงมีทั้งสายวิชาการและสายสนับสนุนวิชาการ ซึ่งลักษณะงานและความคาดหวังก็มีความแตกต่างกันไป แนวคิดที่ผมพยายามวางไว้ในการพัฒนาบุคลากร คือการออกแบบรูปแบบการพัฒนาที่สอดคล้องกับบทบาทของแต่ละกลุ่มบุคลากร โดยแบ่งการพัฒนาออกเป็นหลายระดับ เช่น การพัฒนาผู้บริหารระดับสูงให้มีมุมมองเชิงยุทธศาสตร์และความสามารถในการบริหารองค์กร การพัฒนาผู้บริหารระดับกลางให้มีทักษะในการวางแผน การบริหารจัดการงาน และการขับเคลื่อนหน่วยงานของตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ และการพัฒนาบุคลากรในระดับปฏิบัติงานให้สามารถปฏิบัติงานในตำแหน่งหน้าที่ของตนได้อย่างเต็มศักยภาพ

เป้าหมายสำคัญคือการทำให้บุคลากรทุกคนมีสมรรถนะที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานของตนเอง และสามารถปฏิบัติงานได้อย่างดีที่สุดในบทบาทที่รับผิดชอบ แนวทางดังกล่าวเราได้เริ่มดำเนินการมาแล้วในช่วงปีที่ผ่านมา และยังคงเป็นแนวคิดสำคัญที่นำมาสานต่อและพัฒนาอย่างต่อเนื่องในปีปัจจุบัน โดยเฉพาะการยกระดับศักยภาพของผู้บริหารที่ได้รับการพัฒนาไปแล้ว ให้สามารถต่อยอดความรู้และทักษะในมิติใหม่ ๆ ที่จำเป็นต่อการบริหารองค์กรในยุคปัจจุบัน

อีกหนึ่งประเด็นสำคัญที่กำลังผลักดันควบคู่กัน คือการพัฒนาระบบการวัดและประเมินผลการทำงานที่สะท้อนผลลัพธ์ของการทำงานจริง (Performance-based Evaluation) เพื่อให้สามารถประเมินศักยภาพและผลงานของบุคลากรแต่ละคนได้อย่างเป็นรูปธรรม ข้อมูลจากการประเมินจะช่วยให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์ระดับสมรรถนะของบุคลากรในแต่ละด้าน และนำไปใช้วางแผนการพัฒนาบุคลากรได้อย่างตรงจุดมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม ความท้าทายของการพัฒนาคนในองค์กรขนาดใหญ่คือการออกแบบระบบการพัฒนาและการประเมินผลที่สามารถสะท้อนลักษณะงานที่แตกต่างกันของบุคลากรทั้งสายวิชาการและสายสนับสนุนวิชาการได้อย่างเหมาะสม จึงจำเป็นต้องมีการออกแบบระบบที่มีความยืดหยุ่น แต่ในขณะเดียวกันก็ต้องสามารถวัดผลได้อย่างชัดเจนและเป็นรูปธรรม

อีกประเด็นสำคัญที่มีความสำคัญไม่แพ้เรื่องการพัฒนาคน คือการออกแบบสถาปัตยกรรมองค์กร หรือที่เรียกว่า “Enterprise Architecture (EA)” ซึ่งถือเป็นโครงสร้างพื้นฐานสำคัญในการบริหารจัดการองค์กรยุคใหม่

การพัฒนาองค์กรในปัจจุบันจำเป็นต้องมองภาพรวมของทั้งระบบว่า โครงสร้างการทำงาน กระบวนการบริหารจัดการ และระบบข้อมูลขององค์กรควรจะถูกออกแบบอย่างไรให้สอดคล้องกับบริบทของโลกยุคปัจจุบัน เราอาจไม่ได้ปฏิเสธว่าสิ่งที่ทำอยู่เดิมไม่ดี แต่หลายสิ่งอาจถูกออกแบบขึ้นมาในบริบทของช่วงเวลาหนึ่ง เมื่อสถานการณ์โลก เทคโนโลยี และรูปแบบการแข่งขันเปลี่ยนไป องค์กรจึงจำเป็นต้องปรับรูปแบบการทำงานให้ทันสมัยและสอดคล้องกับยุคสมัยมากขึ้น

การวางสถาปัตยกรรมองค์กรจึงเป็นกระบวนการสำคัญที่จะช่วยปรับโครงสร้างการทำงานของมหาวิทยาลัยให้มีความคล่องตัวมากขึ้น มีระบบการบริหารจัดการที่ชัดเจน และสามารถเชื่อมโยงข้อมูลจากทุกหน่วยงานเข้าด้วยกันอย่างเป็นระบบ

เป้าหมายสำคัญของการพัฒนา Enterprise Architecture คือการทำให้มหาวิทยาลัยมี “ข้อมูลชุดเดียวกัน” ที่สามารถเชื่อมโยงและใช้งานร่วมกันได้ทั้งองค์กร ข้อมูลจากแต่ละหน่วยงานจะไม่ถูกจัดเก็บหรือใช้งานแบบแยกส่วนอีกต่อไป แต่จะถูกบูรณาการเป็นระบบข้อมูลกลางที่สามารถนำไปใช้ประกอบการบริหาร การวางแผน และการตัดสินใจเชิงนโยบายได้อย่างถูกต้องและแม่นยำเมื่อข้อมูลมีการเชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบ ผู้บริหารจะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เป็นปัจจุบันและมีความน่าเชื่อถือ เพื่อนำไปใช้วิเคราะห์แนวโน้ม วางแผนอนาคตของมหาวิทยาลัย และกำหนดทิศทางการพัฒนาองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

กระบวนการพัฒนา Enterprise Architecture จึงต้องเริ่มจากการทบทวนรูปแบบการทำงานของแต่ละหน่วยงาน ว่ามีกระบวนการใดที่ซ้ำซ้อน ขั้นตอนใดที่ไม่จำเป็น และส่วนใดที่สามารถปรับปรุงหรือเชื่อมโยงเข้าด้วยกันได้ จากนั้นจึงออกแบบกระบวนการทำงานใหม่ให้มีความกระชับ  และสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างเป็นระบบ ในขณะเดียวกัน เทคโนโลยีดิจิทัลจะเข้ามามีบทบาทสำคัญในการสนับสนุนระบบดังกล่าว ไม่ว่าจะเป็นระบบฐานข้อมูลกลาง ระบบวิเคราะห์ข้อมูล หรือการนำเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (AI) เข้ามาช่วยประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อให้ผู้บริหารสามารถใช้ข้อมูลในการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำมากยิ่งขึ้นและใช้ทรัพยากรขององค์กรได้อย่างคุ้มค่าอย่างไรก็ตาม การพัฒนาองค์กรจะเกิดขึ้นได้อย่างยั่งยืนต้องดำเนินควบคู่ไปกับการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เข้มแข็ง บุคลากรทุกคนต้องมีเป้าหมายร่วมกันในการขับเคลื่อนมหาวิทยาลัยไปสู่ความสำเร็จ โดยให้ความสำคัญกับการพัฒนาตนเอง การปรับตัวให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลง และการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

ผมเชื่อว่าเมื่อองค์กรมีโครงสร้างการทำงานที่ชัดเจน มีระบบข้อมูลที่เชื่อมโยงกันทั้งองค์กร และมีบุคลากรที่มีศักยภาพและมีเป้าหมายร่วมกัน จะทำให้มหาวิทยาลัยสามารถพัฒนาศักยภาพของตนเองจากภายใน และสร้างความสามารถในการแข่งขันในระดับที่สูงขึ้นได้อย่างมั่นคงในอนาคต